למועצה אזורית עמק הירדן דרוש/ה מזכיר/ה לאגף חינוך נוער וספורט.

תיאור התפקיד:

ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.

1. ניהול והקלדה של מסמכים:
 הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילם.
 הדפסה ומשלוח של מסמכים.
 תיקון מסמכים לאחר הגהה.
 אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
 הקלדה ועיצוב של מצגות.
 צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
 קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
 תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
 מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
 סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
 איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
 רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
 ביצוע הנחיות ממונה.

2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
 קליטה ומיון של דואר.
 ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
 הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.

3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
 מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
 ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
 סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.

4. ניהול לוח זמנים ופגישות של מנהל האגף/ עובדי המנהלה:
 תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
 משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).

5. מאפייני עשיה נוספים לתפקיד:
 אחראית על רישום תלמידים במסגרות החינוך השונות.
 הטמעת חוברת חוגים דיגיטלית.
 השתתפות בפורומים שונים של אגף החינוך.
 מעקב של אירועים באגף החינוך.
 טיפול בדוחות תמ"ת.
 טיפול ואישורים מיוחדים מול משרד החינוך והזנת נתונים למערכות ממוחשבות, מערכת סייעות נט.
 מתן שירותי אדמיניסטרציה, הפקת דו"חות שונים לעובדי המנהלה.
 ריכוז הזמנות עבודה ומעקב אחר ביצוען, הזנת נתונים, מעקב ובקרה.
 ריכוז, טיפול ודיווח בפרויקטים שונים באגף, כולל מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות.
 ארגון ימי השתלמות לעובדים.
 הכנת מצגות וניהול יומן.
 קבלת קהל, פניות ציבור, הדפסות, מענה טלפוני, טיפול בדואר יוצא ונכנס, תיאום ישיבות וכד'.
 ארגון מידע וסדר.
 שרותיות.
 עבודת צוות.