למועצה אזורית עמק הירדן דרוש/ה מזכיר/ה למחלקת שירות פסיכולוגי חינוכי.

תיאור התפקיד:

ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות והשירות הפסיכולוגי בתוכה, לפי הנחיות של מנהל השירות הפסיכולוגי החינוכי.

1. ניהול והקלדה של מסמכים:
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילם.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. על פי דרישה- גהה ראשונית של מסמכים לעובדים ששפת אימם אינה עברית.
ד. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ה. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ו. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ז. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ח. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ט. ארגון התיקיות במחשב.
י. תיוק מסמכים, פיזי וורטואלי באופן המבטיח את זמינותם.
יא. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יב. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יג. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
יד. ביצוע הנחיות ממונה.
טו. ניהול ספריית הטפסים, שבשימוש השפ"ח.
טז. איסוף נתונים מעת לעת ע"פ הנחיות מנהל השפ"ח.

2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות ומעקב אחר הטיפול בהם.
ב. חזרה לפניות שהושארו במשיבון.
ג. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה ולעובדי השפ"ח.
ד. סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה ולעובדי השפ"ח.

4. ניהול לוח זמנים ופגישות של מנהל האגף/ עובדי המנהלה:
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).

5. ארגון ישיבות הצוות ופעילויות שפ"ח ע"פ הנחית מנהלת השפ"ח.

6. ארגון וטיוב מרחב השפ"ח:
א. מעקב אחר ציוד מתכלה, הצטיידות בציוד מתכלה וקבוע, כולל ציוד וחומרים מקצועיים. כולל טיפול בהצעות מחיר והזמנה של ציוד וחומרי עבודה ומעקב אחר ביצוע.
ב. שמירה על מרחב מטופח, דאגה לטיפול במבנה כולל תחזוקה, תיקונים וניקיון.

7. ניהול תיקיה וארכיון:
א. אחריות על התיקיה בשפ"ח כולל, שמירה על התיקים באמצעות מעקב על לקיחת והחזרת התיקים לתיקיה. תיוק מסמכים, ע"פ הנחיות לניהול רשומות פסיכולוגיות, מעקב אחר מילוי רשומה שוטפת בתיקים.
ב. ניהול אינדקס תיקי שפ"ח.
ג. ניהול ושמירת תיקיית הארכיון.

8. הכנה לוועדות סטטוטוריות
א. מעקב ותיאום זמני ועדות של אגף חינוך ורווחה, בהתחשב בפסיכולוגים הנדרשים בוועדה.
ב. הכנת תיקים לוועדות, כולל בקרה על קיום כל המסמכים הקבילים לוועדות. לו. זכאות הכנת טבלה מסודרת של המסמכים הקימים.
ג. הכנת טפסים וטבלה מסודרת לפסיכולוג למילוי בוועדה
ד. תיעוד תוצאות הועדות.
ה. מעקב אחר חזרת התיקים מהועדה, כולל רישום הועדה ברשומה.

9. תיאום פגישות של פסיכולוגים בשפ"ח.
א. עזרה לפסיכולוגים בתיאום פגישות עם הורים וגורמים נוספים.

9. טיפול בשירותים בתשלום נוסף
א. קבלה תיעוד ומעקב אחר פניות לקבלת שירות ומתן מענה להן ע"י הפסיכולוגים.
ב. גבית כספים מלקוחות, כולל כתיבת דרישות תשלום ללקוחות והוצאת קבלות.
ג. מעקב אחר ביצוע עבודה בתשלום נוסף באחריות השפ"ח: פרויקטים, גפן, סדנאות והרצאות, קריאות פתע, תכנית לאומית ועוד.
ד. איסוף, העברה ורישום של דרישות תשלום, קבלות וחשבוניות.
ה. הכנת דו"ח מט"ע: הכנסות ותשלומים לפסיכולוגים.
ו. בקרה תקציבית אחר הכספים המועברים מהשפ"ח למועצה.

10. טיפול בשעות הדרכה ובדוחות תקן – שפ"י
א. מעקב אחר ניצול שעות הדרכה
ב. דרישה ומעקב אחר קבלת חשבוניות ממדריכים והעברתן לתשלום למועצה.
ג. טיפול בדו"ח הדרכה חצי שנתי
ד. טיפול בדוחות תקן ע"פ הנחיית מנהל שפ"ח.

11. תיעוד ומעקב אחר הכשרות והשתלמויות פסיכולוגים (כרגע פחות צריך, בעתיד אולי יותר)

12. מעקב אחר תיעוד פעילות שפ"ח
א. מעקב אחר עדכון טיפול באירועי חירום
ב. מעקב אחר מילוי דו"ח פעילות
ג. מעקב אחר מילוי דוחות נוכחות (איסופית)

13. מתן מענה אדמיניסטרטיבי לפסיכולוגים:
א. קבלת יומני עבודה, והכנסת אירועים ליומן ע"פ הנחיית מנהל שפ"ח.
ב. עזרה בקביעת פגישות עם הורים ומסגרות.
ג. עזרה בהכנת חומרים וציוד לסדנאות ופעילויות (ניילון, גזירה)
ד. צילום, הדפסה, הכנת תיקים, הדפסה ותיוק מסמכים, החתמת מנהל / מדריכים וכו.

14. עדכון תיקים אישיים של פסיכולוגים:
הכשרות, התמחות, השתלמויות, דרגות ועוד.

15. טיפול בספריה:
א. מעקב אחר השאלת והחזרת ספרים, עדכון רשימת הספרים בספריה, טיפול בקנית ספרים חדשים.

16. התפקיד דורש קשר עם מחלקות אחרות ברשות, עם משרד החינוך, מכונית להתפתחות הילד ועוד.

17. מתן מענה בחירום ע"פ ההנחיות.

מאפייני העשייה הייחודיים
• שמירה על סודיות, יושרה ואתיקה
• יחסי אנוש מעולים
• ניהול משרד
• ראש גדול, אחריות ויוזמה.
• ארגון מידע וסדר.
• שירותיות גבוהה.